(Velg “Destinasjon: Lagre som PDF, om du vil lagre siden som eget dokument)

Oppdatert 17. juli 2020

A. Innledning

Dette dokumentet regulerer de plikter og rettigheter du som bruker, eller kunde, og vi som leverandør har ved bruk av tjenester levert av Vikarsystemet.no. Tjenester vil også bli referert til som “tjenesten” og “produktet”.

Dokumentet består av følgende:

• Tjenesteavtale – dette dokumentet regulerer avtaleforholdet mellom deg som kunde og Vikarsystemet (Org.nr. 925 358 436) som leverandør.
• Brukeravtale – dette dokumentet regulerer avtaleforholdet mellom privatpersoner med brukerkonto og Vikarsystemet som leverandør. Dette dokumentet har vedleggbetegnelse I. Se Brukeravtalen
• Databehandleravtale – Dette regulerer hvordan vi som leverandør skal behandle og forvalte personopplysninger på vegne av deg som kunde. Dette dokumentet har vedleggbetegnelse II. Se Databehandleravtalen.
• Liste over underleverandører – Oppdatert liste over våre underleverandører som er nødvendige for gjennomføring av våre tjenester. Se underleverandører. (Ingen vedleggbetegnelse – Listen er del av Databehandleravtalen)

B. Tjeneste

Inngåelse av brukeravtalen

1. Tjenesteavtalen (inkludert vedlegg II – Databehandleravtale) er inngått mellom:
   • Vikarsystemet, som enten AS eller ENK med organisasjonsnummer 925 358 436 , heretter omtalt som Vikarsystemet.
   • Skole/barnehage/organisasjon som betaler for tjenester levert av Vikarsystemet med prisavtalen Standardpris. Kunder som benytter seg av BETA-test-perioden omfattes ikke av tjenesteavtalen.
2. Avtalen gjelder ved kjøp og betaling av tjenestene til Vikarsystemet.no og eventuelle tilleggstjenester oppgitt ved Vedlegg IV (fire).
3. Avtalen godkjennes elektronisk av Kunde ved ved bestilling av tjenesten Vikarsystem, og betalt faktura.  Eventuelle oppdateringer av avtaler presenteres kunde via nettområdet og e-post minst en måned før ikrafttredelse, og godkjennes ved innlogging eller avkrysningsskjema.

C. Priser, abonnement og betalingsvilkår

1. Alle priser vi oppgir er i norske kroner, og det er angitt i hvert tilfelle om prisen inkluderer merverdiavgift.
2. Vi tar forbehold om trykkfeil i trykte medier.
3. Vi forbeholder oss retten prisendringer/prisjustering én gang i året i forhold til utviklingen i konsumprisindeksen fra SSB.

5. Abonnement betales forskuddsvis hvert halvår.
6. Standard betalingsbetingelser er 14 dager etter fakturadato.
7. Abonnement må sies opp ved skriftlig oppsigelse per e-post eller brevpost til Vikarsystemet
8. Oppsigelse trer i kraft fra den 1. dato måneden etter oppsigelse er meldt Vikarsystemet. Innbetalt beløp for måneden etter oppsigelse og videre måneder blir refundert kunde senest fire uker etter oppsigelsesdato.
9. Dette betyr at det er ingen bindingstid i abonnementene fra Vikarsystemet

10. Ved uteblivende betaling vil underleverandør nevnt i listen over underleverandører foreta oppfølging av ubetalte krav.

D. Vikarsystemets rettigheter og plikter

1. Vikarsystemet plikter forsvarlig drift og videreutvikling tjenestene til gode for kundene.
2. Vikarsystemet skal etter beste evne rette feil så snart som mulig. Fiken vurderer om Kunde skal varsles basert på alvorlighetsgrad av eventuelle feil.
3. Vikarsystemet skal tilstrebe en høyest mulig grad tjenestetilgjengelighet og gjøre tekniske tiltak for å sikre dette.

4. Vikarsystemet kan inngå samarbeid med leverandører av tredjepartstjenester der dette vil forenkle eller forbedre Vikarsystemets funksjoner for Kunde og brukere.
5. Vikarsystemet skal gi Kunde informasjon og opplæring knyttet til eksisterende og nye tjenester gjennom e-post eller telefon.
6. Vikarsystemet har rett til å kansellere eller reforhandle avtalen dersom Kunden opplysninger avviker fra det som omfattes av Standardpris-avtalen.
7. Vikarsystemet har rett til å stenge tilgang til tjenestene ved manglende betaling.
8. Vikarsystemet har rett til å midlertidig eller permanent stenge tilgang til tjenestene ved mistanke om misbruk. Med misbruk menes aktiviteter som uthenting av personopplysninger til andre formål enn profesjonell kommunikasjon med vikarer, forsøk på datainnbrudd eller om Kunde har ervervet seg tilganger som kan påføre skade for Vikarsystemet eller andre kunder. Ved stenging skal Kunde informeres om årsak til stenging og gis anledning til å forklare seg. 
9. Vikarsystemet har rett til å stenge tilgang til både tjenester og nettområder ved mistanke om forsøk på datainnbrudd
10. Vikarsystemet har rett til å endre pris og prismodell. Ved endringer utover konsumprisindeks skal Kunde varsles minst tre måneder før endringen trer i kraft.
11. Kunden skal holde Vikarsystemet skadesløs for kostnader og tap som Vikarsystemet blir påført som følge av at en tredjepart hevder at Kundens data eller bruk av Vikarsystemet er i strid med tredjeparts immaterielle rettigheter. Dette omfatter f.eks. hvis en fotograf krever erstatning på bakgrunn av Kunde eller brukere har et profilbilde i Vikarsystemet som bryter med opphavsrettigheter.
12. Vikarsystemets eventuelle erstatningsansvar under denne tjenesteavtalen inkludert vedlegg, skal være begrenset til direkte tap. Indirekte tap dekkes ikke. Som indirekte tap regnes eksempelvis tap av fortjeneste, tap undervisningstid, tap grunnet driftsavbrudd, tap av data og krav fra tredjepart. Erstatningskravet kan ikke overstige 50% av det samlede årlige vederlaget.

E. Kundes rettigheter og plikter

1. Kunde har rett til bruk av Vikarsystemet gitt at plikter forøvrig er overholdt.
2. Pålogging er personlig, oppbevares forsvarlig og skal ikke deles med andre.
3. Kunden skal ikke utgi seg for å representere skoler/barnehager/organisasjoner enn det Kunde har berettiget grunn til.
4. Kunden kan få tilleggstjenester dersom det er behov som ikke dekkes av Standardprisavtalen. Da opprettes et tjenesteavtalevedlegg mellom partene.
5. Kunden er pliktig til å oppgi korrekte organisasjonsopplysninger som skolens/barnehagens/organisasjons navn og fakturaadresse.
6. Kunde har eierskap til registrerte data, og data opprettet av Vikarsystemet som følge av vikarenes aktivitet på nettområdet. F.eks. fraværoversikt, timelister og kalenderoversikter.
7. Kunde er behandlingsansvarlig for alle registrerte personopplysninger vikarinnkaller-brukerkonti og de brukerkontoer som tilhører skolens / barnehagens / organisasjonens vikarer. Se forøvrig vedlegg II – Databehandleravtale.
8. Kunde har rett til å slette data så lenge dette ikke er i strid med instruksjoner Vikarsystemet har fått av offentlige myndigheter (f.eks. ved en politietterforskning).
9. Kunde skal melde inn hvis det blir oppdaget feil, mangler eller feilaktige brukertilganger i Vikarsystemet.no
10. Kunde har ikke rett til å bruke systemet om hensikt er å lage eller bidra til å lage en konkurrerende løsning. Brudd på dette punktet utløser personlig erstatningsansvar for Vikarsystemets markedsmessige tap og kostnad forbundet med utvikling av relevant funksjonalitet.

F. Personvern

1. Formål med behandling av alle data, inkludert personopplysninger, er å kunne tilby løsninger som forenkler vikarinnkalling og timelisteføring for Kunde.
2. Vikarsystemet benytter underleverandører for å kunne levere tjenester og opprettholde et høyt sikkerhetsnivå. Se listen over underleverandører.
3. Se vedlegg II – Databehandleravtale for utfyllende informasjon.
4. På bakgrunn av vår ROS-analyse og at vi etterstreber å følge ISO27001/27002 om Styringssystem for Informasjonssikkerhet har Vikarsystemet eksterne backupløsninger. Opplysninger lagret i Vikarsystemet sin database blir også lagret i flere backup-løsninger. Data lagret i disse slettes innen én måned etter sletting av de registrerte opplysningene. Bakgrunnen for dette er å sikre at det er mulig å gjenopprette databasen ved en hendelse hvor gjenoppretting av database er nødvendig. Backup gjøres ved at det tas øyeblikksbilder av databasen, som lagres kryptert på servere i Stavanger og Oslo. En eventuell gjenopprettelse gjøres basert på disse øyeblikksbildene. Det er svært teknisk tidkrevende å endre eller fjerne data fra øyeblikksbilder, og Vikarsystemet kommer ikke til å fjerne data fra disse. Øyeblikksbildene lagres i én måned for å sikre muligheten til å gjenopprette databasen i tilfeller der det har tatt tid å oppdage den feil på databasen. Dersom data som er slettet fra databasen gjenopprettes ved bruk av øyeblikksbilder, slettes gjenopprettet brukerdata manuelt så snart gjenopprettelsen er fullført.
5. Utfyllende informasjon om personvern finnes i vedlegget Databehandleravtale, samt på nettsiden i form av Personvernerklæringen og siden for styring av informasjonskaspler.

G. Fakturering

• Vikarsystemet fakturerer Kunde på forskudd for å redusere administrasjonsarbeid og administrasjonskostnader.
• Faktureringsintervall skjer i henhold til avtale, enten årlig eller halvårlig, dette er for å begrense administrasjonsarbeid og administrasjonskostnader
• Ved skriftlig oppsigelse kan Kunde få tilbakebetalt eventuelt utestående beløp som regnes fra neste kalendermåned. Det er med andre ord ingen bindingstid i avtalen.
• Fakturering finner først sted etter at kunde har bestilt Vikarsystemet via møte eller bestillingsskjema på nettsiden og eventuelt valgfri informasjonstelefon fra Vikarsystemet.no er gjennomført.
• Hvis det ikke foreligger annen avtale (i form av kampanje eller rabatter) gjelder prislisten på nettsiden den dato avtalen inngås, som også bekreftes i bestillingsbekreftelsen.
• Hvis det ikke foreligger noen annen avtale gjelder etableringskostnaden som er oppgitt på nettsidene den dato avtalen inngås.
• Oppgitte priser er uten merverdiavgift.

H. Force Majeure

Dersom Avtalens gjennomføring helt eller delvis hindres, eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor Vikarsystemet kontroll, suspenderes pliktene i den utstrekning forholdet er relevant, og for så lang tid som forholdet varer. Slike forhold inkluderer, men er ikke begrenset til streik, lockout, pandemi, og andre forhold som etter norsk rett vil bli bedømt som force majeure. Hver av partene kan imidlertid si opp Avtalen umiddelbart dersom force majeure-tilfellet gjør det særlig byrdefullt for parten å opprettholde Avtalen i overskuelig framtid.

I. Øvrig

• Tjenesteavtalen følger tjenesten og kan dermed overdras for eksempel ved fusjon eller kjøp av produkt / selskap.
• Kontaktopplysning for Vikarsystemet for denne avtalen er kontakt@vikarsystemet.no.
• Kontaktopplysning for Kunde er skolens/barnehagens/organisasjons telefonnummer og e-posten som bestillingsbekreftelse blir sendt til. Ved endring i noe av det ovennevnte må Vikarsystemet underrettes.
• Avtalen er underlagt norsk rett med Bærum tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av Tjenesteavtalen.

J. Vedlegg til tjenesteavtale

I. Brukeravtale

II. Databehandleravtale

Andre avtaler og informasjon

Liste over underleverandører

Personvernerklæring

Informasjonskapsler på nettsidene

Styringsdokumenter med ROS-analyse, beredskapsplan og DPIA